est d’autant plus intéressant en termes de ROI ; surtout quand le Composant Coffre-Fort Numérique est associé à une solution de signature électronique. On parle alors de bulletin de paie dématérialisé, ou bulletin de paie électronique. Comment dématérialiser les bulletins de paie ? Imprimer, mettre sous pli, distribuer et archiver les bulletins de paie, des tâches chronophages que le service RH peut éliminer avec la dématérialisation. Dématérialisez vos bulletins de paie. Cependant, les bulletins de salaire ne seront disponibles que si l’employeur a opté pour le bulletin dématérialisé. Concrètement, l’employeur peut transmettre l’ensemble des bulletins de paie de manière dématérialisée, à condition de respecter certaines règles. Depuis 2009, il peut également être remis au format numérique sous réserve d’être conforme à … De plus, pour la conservation des documents, il n’aura plus à utiliser des classeurs volumineux. Certes, depuis mai 2009, le gouvernement autorise les entreprises à digitaliser les bulletins de paie. Enfin, en ce qui concerne l’archivage du bulletin de paie, le salarié se réserve le droit de le conserver aussi longtemps qu’il le voudra. Il devra également garantir l’intégrité des données personnelles contre tout abus ou utilisation frauduleuse par des tiers. Bulletin de paie dématérialisé : opposition du salarié Quel que soit le montant et la nature de la rémunération, vous avez l’obligation de remettre un bulletin de paie lie à chaque salarié. « Les feuilles de paie sont des documents qui, par nature, contiennent des données personnelles sensibles et entrent à ce titre dans le champ du RGPD », fait remarquer Me Aurélien Casaubon, avocat au cabinet SF Conseil & Associés. L’article 5151-6 du Code du travail indique également que chaque personne possédant un Compte Personnel d’Activité (CPA) devra pouvoir consulter en ligne ses bulletins de paie via la plateforme implémentée par le prestataire référencé de Composant Coffre-Fort Numérique (CCFN) choisi par son employeur. Plus important encore, elle permet de réduire les dépenses, et ce, … © Konica Minolta Business Solutions France. → Les entreprises peuvent donc organis… Qu’est-ce que la dématérialisation du bulletin de paie ? La dématérialisation des bulletins de paie repose sur un concept simple : les documents sont stockés dans un coffre-fort numérique entièrement sécurisé. Une fois le bulletin de salaire déposé dans l’ESC, le salarié reçoit une notification par email l’invitant à venir télécharger le document ou à le consulter en ligne. Cette alternative se veut à la fois pratique et économique, aussi bien pour les employeurs que pour les salariés. D’ailleurs, il peut s’en servir en cas de litige. Conformément au Code du travail, l’employeur, lui, est tenu de conserver les bulletins de paie dématérialisés pendant au moins 5 ans. À la Une 27 Mar 2018. Les mentions obligatoires sont : En ce qui concerne la protection des données et la préservation des documents, l’employeur doit stocker directement la fiche de paie dématérialisée dans un coffre-fort numérique sécurisé. Mieux comprendre l’économie comportementale. Dématérialiser les fiches de paie est une démarche qui s'inscrit dans une logique de mutation numérique des usages en entreprise. Hébergé dans un data center 100% français, certifié ISO 27 001 et hautement sécurisé, le service d’archivage électronique vous permet de conserver sur plusieurs dizaines d’années l’ensemble des bulletins de salaire et de les garantir contre tous risques de perte, de falsification ou de destruction. Dématérialiser le document en question permet aussi de simplifier les formalités administratives pour les équipes. Depuis 2017, les bulletins de paie ont été simplifiés.Plus encore : ils ont été dématérialisés.Si ce procédé signe progressivement la fin de l’impression papier des bulletins de paie, il s’accompagne cependant de certaines contraintes qu’il est bon de connaître.Livli, votre expert-comptable en ligne, vous en dit plus sur l'établissement de fiche d e pai e en ligne. Depuis la loi travail de 2017, les entreprises peuvent dématérialiser par défaut les envois de bulletins de paie. L'article L. 3243-2 du Code du Travail autorise les organisations françaises à dématérialiser leurs bulletins de paie. Le bulletin de paie électronique (BPE) disponible sur un coffre-fort électronique et consultable via le CPA du salarié, a donc la même valeur juridique que celui établi sur un support papier. Nous avions évoqué la dématérialisation des factures et des bulletins de paie dans nos précédents articles, voyons maintenant comment dématérialiser les contrats. En total accord avec la loi de simplification du Droit du Travail et le décret n°2016-1762 du 16 décembre 2016 exprimant que l’employeur peut envoyer par défaut les bulletins de paie sous forme électronique, sauf si le salarié s’y oppose. A l’heure actuelle, la plupart des pièces du dossier RH sont déjà traitées de façon électronique. Pour les entreprises, la dématérialisation des bulletins de paie se présente avant tout comme une solution gain de temps. Tous les employeurs sans exception ont l’obligation de remettre des bulletins de paie à leurs salariés. La diffusion des bulletins de paie au format électronique est autorisée depuis 2009. Pour les DRH, le 12 mai 2009 est à marquer d’une pierre blanche : ce jour est celui de l’adoption d’une nouvelle loi permettant aux employeurs de proposer à leurs salariés de recevoir leurs bulletins de paie au format électronique, via une modification de l’article L3243-2 du Code du travail. Le Bulletin de Paie Electronique, version numérique du bulletin papier, se banalise dans les entreprises et parmi les salariés. Dématérialiser, partager et archiver les documents. Ce bulletin de salaire peut être remis au format papier, soit par l’envoi postal, soit en main propre (contre décharge). All rights reserved. Les employeurs ont l’obligation de remettre un bulletin de paie à chaque salarié. La solution KOMI Doc procède alors à la signature électronique avec votre certificat d’entreprise et à l’horodatage de chaque document afin de garantir leur intégrité. Les documents sont ensuite classés automatiquement au format PDF/A dans les Espaces Sécurisés de Conservation (ESC) de chaque collaborateur. Le but est de faire des économies immédiates, estimées en moyenne à 33 … D’abord, l’employeur doit obtenir le consentement de son salarié. Pourquoi dématérialiser les bulletins de paie ? L’envoi des fiches de paie par mail pour sécuriser les bulletins de paie dématérialisés. Les articles L3243-2 et L3243-4 imposant une garantie de l’intégrité et de l’archivage des données, seul un système d’espace personnel sécurisé devrait permettre le … Le bulletin de paie électronique ne signifie pas que les bulletins seront simplement des feuilles de paie scannées puis envoyées par E-mails. Depuis 2017, le gouvernement a instauré un cadre législatif favorable à la dématérialisation des bulletins de paie. Les questions liées à la sécurité des données doivent donc avoir leur place dans les conversations des DRH et des DSI. Il n’est pourtant pas le seul document RH susceptible d’être dématérialisé.. Les avantages pour l’entreprise. 1) Informer les salariés. Pourquoi dématérialiser les fiches de paie et les contrats de travail ? Pour une entreprise, dématérialiser ses bulletins de paie permet de faire des économies sur les dépenses d’impression, de consommables et d’affranchissement. Toutefois, depuis le 1er janvier 2017, la loi El Khomri, dite loi Travail, change la donne en affranchissant les entreprises de l’accord de leurs salariés. Pourquoi dématérialiser les bulletins de paie ? Aussi lier aux bulletins d’autres documents RH (contrats, avenants, attestations, notices d’information, etc.) Les conditions nécessaires à sa mise en place. Rendez-vous sur cette page pour en savoir plus sur ce processus de dématérialisation des bulletins de paie et découvrir les meilleures solutions proposées. Salle d’attente : interdisez l’usage des téléphones, Financement des entreprises et des professionnels. La mise en place du bulletin de paie électronique répond à certaines conditions légales. Sign up now to receive breaking news and to hear what's new with our website! Si oui, sous quel format ? L’entrée en vigueur de la loi El Khomri depuis le 1er janvier 2017 aura incontestablement marqué une nouvelle étape en matière de gestion des bulletins de paie. Nous vous conseillons de passer directement au paragraphe suivant… En 2017, la loi Travail a inversé la règle et l’optionnel : alors qu’auparavant le salarié devait autoriser la dématérialisation de son bulletin de paie, aujourd’hui il est par principe considéré comme étant d’accord. Depuis le 1er janvier 2017, les entreprises ont la possibilité de le délivrer de façon dématérialisée. La dématérialisation des fiches de paie fais partie d’un processus global de numérisation des documents administratifs. Grâce à la solution KOMI Doc, les services RH peuvent ainsi éliminer les tâches fastidieuses et chronophages de distribution au format papier des bulletins de paie, réaliser des économies substantielles tout en améliorant la productivité du service et le confort des collaborateurs. Un bulletin de paie dématérialisé doit contenir les mêmes mentions obligatoires qu’une fiche de paie en version papier. Ainsi, à compter du 1 er janvier 2017, sa remise peut être généralisée sauf pour les salariés s'y opposant individuellement. Gain de temps, réduction des coûts administratifs, confidentialité du processus, archivage… Dématérialiser les bulletins de paie de ses salariés présente de nombreux atouts pour un employeur.Toutefois, la mise en place du bulletin de paie électronique dans une entreprise nécessite de prendre quelques précautions en amont et de respecter certains principes. Depuis votre logiciel de paie, lancez une impression virtuelle de l’ensemble de vos bulletins de salaire. Pour les entreprises, la dématérialisation des bulletins de paie se présente avant tout comme une solution gain de temps. © Tout savoir sur la création d'entreprise. Le décret 2016-1762 du 16 décembre 2016 relatif à la dématérialisation des bulletins de paie a inversé le principe d’option pour la fiche de paie. Feuille de paie et RGPD, même combat ! Comment dématérialiser les bulletins de paie ? La dématérialisation est entrée dans les habitudes de beaucoup d’entreprises : elle fait gagner du temps, évite les erreurs et facilite les classements et recherches. Cependant, les responsables doivent prendre des mesures pour protéger la fiche de paie de chaque employé envoyé par mail. Comment calculer les frais de carburant ? Les conditions de mise en place du bulletin de salaire dématérialisé sont gérées par l’article 54 de la loi travail. Ce mode de fonctionnement, appelé « opt out », est le plus plébiscité par les entreprises. En aucun cas la législation RGPD n’interdit l’envoi de fiche de paie par mail. En matière de dématérialisation des documents RH, le bulletin de paie est un bon début.Simple et rapide à instaurer en entreprise, l’envoi des bulletins de paie sous forme électronique est encouragé par la loi française ces dernières années. Les avantages de la dématérialisation des bulletins de paie. Mais cela ne signifie pas qu’il faut mener ce projet les yeux fermés. Ce sont, entre autres, les questions auxquelles nous allons répondre dans ce billet. Ce message sera présent dans le mail que recevra votre destinataire, précédé du lien vers l'article. Quelles sont les limites entre la fiche de paie dématérialisée et le RGPD? En effet, grâce à ce système, plus besoin d’investir dans du papier ou encore de l’encre. La dématérialisation des bulletins de paie s’avère avantageuse, aussi bien pour l’employeur que pour le salarié. Au niveau légal, l’employeur doit choisir les modalités dans lesquelles il garantit la conservation des bulletins de paie électronique ; soit pendant 50 ans ou jusqu’à ce que le salarié ait atteint l’âge de 75 ans (âge mentionné au dernier alinéa de l’article L-1237-5 du Code du travail, augmenté de 6 ans). En cas de transition entre papier et bulletin de paie électronique, il est nécessaire de prévenir les salariés concernés de ce futur changement, et ce au moins 1 mois à l’avance..
2020 comment dématérialiser les bulletins de paie